Cómo hacer un DeCA paso a paso

Los pasos

1. Reúne los datos del envío: cargador contractual, transportista efectivo, origen y destino, mercancía, fecha y matrícula. La lista completa está en datos obligatorios del DeCA.
2. Genera el PDF antes de que empiece el servicio. Debe crearse a partir de datos estructurados, no escaneando un papel, y la aplicación registra la fecha y la hora de creación.
3. Guárdalo en un repositorio con una dirección web única que empiece por https:// y permita descargar el PDF directamente, sin pedir usuario ni contraseña.
4. Incluye en el PDF un código QR con esa dirección.
5. Entrega una copia al conductor antes de salir: en el móvil o impresa en papel, siempre con el QR. Las anotaciones a mano en la copia impresa no se tienen en cuenta.
6. Si los datos cambian durante el servicio, modifica el mismo PDF o genera uno nuevo (ver abajo) y hazlo llegar al conductor.
7. Conserva los archivos al menos un año.

Fuente: apartados primero, segundo, tercero y séptimo de la Resolución de 5 de junio de 2026. Los requisitos técnicos están desarrollados en DeCA en PDF con QR.

Si cambian los datos durante el servicio

Hay dos formas válidas. Puedes modificar el PDF existente: añades los datos nuevos y el motivo del cambio, y conservas los antiguos indicando que ya no son válidos; la dirección web y el QR siguen siendo los mismos. O puedes generar un PDF nuevo con todos los datos: tendrá otra dirección y otro QR, y debes conservar el original para poder rastrear el cambio.

Varios envíos en un mismo DeCA

Se pueden recoger varios envíos en un único documento siempre que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos. Cada envío debe indicar con claridad su origen, su destino y la naturaleza y el peso de la mercancía.

Quién lo hace

La obligación es compartida entre el transportista efectivo y el cargador contractual. Si el documento lo genera uno de ellos, al otro le basta con poder descargarlo durante un año. Más en DeCA para agencias de transporte y cargadores y DeCA para autónomos.

Hacerlo con ImageBuilder

DeCA by ImageBuilder genera el PDF con código QR, guarda el historial y te deja empezar de forma manual, importando datos desde CSV o Excel, o conectando tu ERP o TMS por API.